Choisir son prestataire d’archivage de documents

archivage de documents

Le cloud séduit des entreprises, qui peuvent désormais se tourner vers de nombreux prestataire d’archivage pour accueillir des patrimoines documentaires. Mais attention de ne pas mélanger stockage et archivage. Découvrez comment adopter le bon prestataire, le tout illustré par des tableaux comparatifs.

Qu’est-ce qu’une entreprise d’archivage ?

Une entreprise d’archivage, communément appelée société d’archivage tiers, est un prestataire de service dont l’activité est la conservation et la gestion d’archives physiques ou numériques qui lui sont prêtées par des clients. L’organisation, l’éducation du personnel et des moyens mis en œuvre par des prestataires seront à même de garantir la disponibilité, la sécurité et l’intégrité des fichiers qui lui seront confiés. Regroupez les ressources et les compétences d’une équipe d’experts qui saura s’adapter aux fluctuations des besoins de classement, y compris les augmentations ou diminutions de volume et les besoins urgents de gros volumes de documents. Une organisation solide qui garantit que seules les personnes autorisées par vous peuvent accéder aux différentes archives avec traçabilité. Des conseils d’experts pour vous aider à mettre en place les procédures indispensables pour vous conformer à la réglementation. Concrètement, des sociétés d’archives sont des professionnels responsables de la bonne gestion et conservation des archives tout au long de leur cycle de vie. Plus naturellement, une organisation judicieuse des autres documents vous permettra de répondre très simplement à des questions fiscales et d’accompagner la croissance de votre activité. Pour avoir plus d’informations, vous pouvez vous rendre sur plane-demenagements-avis.fr.

Pourquoi le prestataire d’archive est une épreuve de sécurité ?

Inutile de préciser que votre entreprise archivage documents doit être rassurée. Si quelqu’un pouvait accéder à vos données, ou si la moindre déloyauté pouvait vous faire perdre la plupart des archives, vous pourriez en perdre beaucoup. En particulier, vous devez avoir une bonne compréhension de l’endroit où des documents sont stockés et des pays d’origine de votre fournisseur de services. En fait, tous les documents utilisés pour votre activité fiscale doivent être conservés au sein de l’UE. En revanche, si votre fournisseur de fichiers est américain par exemple, des informations relatives à votre entreprise sont accessibles par des autorités américaines telles que le FBI ou les douanes. De plus, l’emplacement de vos données implique de nombreux problèmes, tels que la disponibilité ou la latence du réseau.

Comment bien distinguer son prestataire en stockage cloud ?

Après les entreprises, les gouvernements et des particuliers, c’est au tour des scientifiques de céder au cloud. Grâce à une initiative lancée par des commissions européennes, des chercheurs pourront bénéficier d’ici 2020 d’une plateforme leur permettant de stocker, réutiliser et partager des données dans des disciplines et au-delà des frontières. L’idée de ce projet est énorme. Il sera accessible à 1,7 million de savants européens et 70 millions de spécialistes dans le domaine de la science et de la technologie. On ne sait pas encore quels opérateurs seront choisis pour rejoindre la plateforme métropolitaine. Peut-être appartiennent-ils aux fournisseurs. Une dizaine de personnes ont répondu à des questionnaires concernant des capacités techniques. Le stockage d’archives des données, l’horodatage, des outils de l’information et certaines particularités. La maintenance et des supports des plateformes de cloud computer, les services interministériels pour les archives françaises. L’agrément de l’enseigne qui est le Siaf et le Ministère des Santés pour l’accès aux données thérapeutiques. Sans négliger la question sensible des localisations géographiques du data centre.

Comment se font les authentifications en stockage des documents ?

L’identification des fichiers à archiver est automatique. L’authentification est nécessaire, car elle détermine l’authenticité de l’archive et donc des conditions de stockage qui seront utilisées. Des documents d’archives sont authentifiés, datés et garantis non altérés. Des professionnels peuvent utiliser des techniques telles que la microscopie, le carbone 14 ou des rayons X. Les documents d’archives doivent être exactement organisés. Des fichiers d’archive doivent être faciles à trouver et non corrompus. Également la gestion des archives, il existe des réglementations strictes sur la conservation et l’examen des archives pour éviter des pertes ou des dommages. Dans les étendus centres de protection des archives, des personnes souhaitant accéder aux documents papier archivé sont inscrites au registre. Des documents accessibles sont protégés. Tous les papiers archivés sont uniques et ne respectent pas les mêmes règles de conservation. D’authentiques archives sont conservées 5 ans, d’autres à vie ou 10 ans. Le service des archives est chargé de gérer le classement définitif ou la destruction des archives. Comme mentionné ci-dessus, un fournisseur d’entreprise d’archivage de documents doit maintenant être utilisé. Ce besoin devient d’autant plus réel que de plus en plus de données sont générées et stockées chaque jour dans le monde. On assiste aujourd’hui à un phénomène de Big data qui touche tous les domaines d’activité. Cela vous fera également gagner beaucoup de temps de recherche en cas de litige. Comme vous le savez, le choix de la meilleure solution doit faire partie de votre stratégie de développement.

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